La nueva versión de la norma ISO 9001 1

M.C. Jesús Ramón Ochoa Gallegos
Profesor de tiempo completo
Maestría en ingeniería industrial
Instituto Tecnológico de Culiacán
ramon_ochoaga@yahoo.com.mx

La norma ISO 9001, es la norma especializada en establecer requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Esta norma ofrece a cualquier organización, sea de carácter público o privado, grande mediana o pequeña, una base para gestionar la organización, o parte de ella, buscando satisfacer las necesidades de los clientes a través de controlar y mejorar los procesos clave de la organización. Esta norma ha tenido cambios desde su aparición en 1987. Cambios que han contribuido a convertirla en una de las herramientas estratégicas más utilizada a nivel mundial. La versión 2000 agregó el enfoque de procesos que le dio la facilidad de gestión, es decir a diferencia de las versiones anteriores que eran más requisitos que se verificaban, con esta versión 2000, se pudo aplicar el ciclo Deming (PDCA). Lo que nos permite P: Planear; establecer o diseñar los procesos que consideramos importantes para el éxito de la organización, D significa ejecutar el proceso tal como lo establecimos, con la secuencia ideal, las herramientas apropiadas, los materiales o insumos especificados, los métodos validados y con el personal capacitado para desarrollar estas actividades, C viene de Controlar, lo que significa que debemos mantener los procesos estables, con mínima variabilidad para que los productos y servicios conserven las características que los clientes esperan, A significa Actuar, que corrige las desviaciones encontradas en la fase de control o en su caso ajustar a la mejora los indicadores y objetivos de calidad, planteados en la fase de planeación y continuar indefinidamente con este ciclo.

En septiembre de 2015 fue publicada la última versión de la norma, la quinta. Por lo que oficialmente se identificará como ISO 9001:2015. En México, la versión MNX, será publicada por el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación (IMNC) posiblemente hasta el 2017. Ya que normalmente toma 2 años adaptarla para nuestro entorno.

Por supuesto, las organizaciones en México y Latinoamérica no tienen que esperar hasta el 2017 para iniciar sus proyectos de implementación o transición a la norma ISO 9001:2015, puesto que ya fue publicada una versión en español por la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).

La versión 2015, agrega cambios referentes a la estructura, con la finalidad de estandarizarla con otras normas importantes como son la ISO 14001 (medio ambiente), la ISO 50001 (energía), la ISO 22000 (inocuidad), entre otras. Lo que ofrecerá ventajas al implementar más de una de estas normas en una organización. Tema que se ha estado presentando últimamente dado que existen otro tipo de requisitos que se deben cumplir, como son los referentes a inocuidad de los alimentos o el control de las emisiones de gases tóxicos al ambiente, por mencionar algunos. Un beneficio de la estructura de Alto Nivel, como es conocida, es que varios sistemas de gestión pueden ser auditados simultáneamente, reduciendo los costos de las auditorías de certificación y seguimiento, por parte de las organizaciones acreditadas.

Otro cambio importante es la flexibilidad en los requisitos de documentación porque ya nos es necesario mantener un manual de calidad, ni procedimientos o registros como tales. Simplemente pide mantener al menos la información documentada clave para evidenciar que se gestiona eficazmente el SGC. Lo que implica, cumplir con los requisitos establecidos en la norma, los especificados en producto o servicio, y los legales o reglamentarios.

Ante la problemática que se venía presentando con anteriores versiones de la norma ISO 9001, como el hecho de que el director o responsable de las organizaciones delegaba no solo la operación sino la gestión completa, incluyendo las decisiones estratégicas al “Representante de la Dirección” (RD), pero sin asignarle el nivel de autoridad suficiente para realizar los cambios y mejoras apropiados. Lo que causaba deficiencias en la gestión del sistema.

Para subsanar este problema se elimina la figura del RD como requisito oficial. Eso no quiere decir que las organizaciones no puedan seguir manteniendo un responsable de operar el SGC, pero ahora la responsabilidad de mantener y mejorar el SGC es inconfundiblemente del Director.

En esta versión se agregan las necesidades de las partes interesadas. Es decir, no solo es necesario atender a los clientes, sino también a los inversionistas o dueños, empleados, proveedores, gobiernos y otros agentes. Lo que significa que debemos establecer los requisitos pertinentes y planear los procesos para que estos se cumplan.

Al incluir a los inversionistas, por ejemplo, será ahora necesario establecer procesos o actividades para el logro de objetivos de negocios, como son los de rentabilidad, participación de mercado, etc.

Otro cambio fundamental es la inclusión del Pensamiento basado en Riesgos. Que se retoma, por cierto de la norma ISO 31000 como estrategia para lograr más efectividad en la prevención de fallas en todos los niveles del SGC. Por ejemplo, defectos en los procesos u objetivos no conseguidos. La clave se encuentra en hacer una evaluación de los riesgos de los diferentes modos potenciales de falla para establecer control y preferentemente prevención para aquellos con efectos o consecuencias de mayor gravedad.

El reto para las empresas que actualmente cuentan con una certificación de ISO 9001:2008 es realizar la transición a la versión 2015 antes de Septiembre de 2017, fecha aproximada cuando la certificación 2008 ya no será válida. Mientras que las certificaciones -aún por otorgar – de la versión 2008, solo se emitirán hasta septiembre de 2016.

El reto para los consultores y profesionales en este campo, dentro de las organizaciones es incorporar al SGC basado en ISO 9001:2008, los cómos de la nueva versión, es decir, los métodos y herramientas más efectivas para cumplir con los nuevos requisitos.

Algunos de los beneficios para las organizaciones que logren implementan eficazmente un SGC basado en la norma ISO 9001:2015, son:

• Obtención de contratos con clientes que exigen una certificación de este tipo.

• Planear/ diseñar  procesos eficientes y eficaces a prueba de fallas críticas.

• Reducir costos relacionados con pérdidas de venta por mala calidad (garantías, demandas, devoluciones, reparaciones, etc.).

• Agregar valor a sus procesos. Eliminando desperdicios de tiempo, materiales y mano de obra.

• Manejar de forma eficiente los recursos humanos, activos y financieros.

• Altos niveles de logro en objetivos estratégicos a través de seguimiento de indicadores de procesos y proyectos relacionados.

• Mayor involucramiento de los empleados en los planes y procesos de mejora de la organización.